【初心者向け】社内会議を効率よく進めるための４つのポイント

「三万時間」この数字何かわかりますか？
途方もない時間に思えますが、これは一般的なビジネスマンが生涯で「会議・ミーティング・打ち合わせ」に使う時間です。

時間にするとおよそ生涯で８年間もの時間を会議に費やすこととなります。
この８年間をどのように過ごすかによって、あなたのビジネスマンとしての評価が決まるといっても過言ではないと思います。

とは言え「いきなり会議の進行役を任されたが、何をすればよいのか分からない」

この記事ではそんな会議・ミーティング初心者・新入社員の方が、まず抑えておくべき４つのポイントをご紹介します。

社内・社外を含めて会議の種類は実に様々ですが、今回はどの会社でも行われている、社内の会議に焦点を絞ってお話できればと思います。

ポイント①会議の終了条件を明確にしよう

ダラダラと続く社内会議、気づけば予定時刻を大幅に過ぎているのに、みんな好き勝手に発言している、、

どの会社でもよく見られる光景です。
海外と比較しても、日本企業は生産性の低い無意味な会議が多いと言われています。

生産性を高める第一歩として、まずは会議を始める前に、会議の終了条件を決めましょう。
どのような状況になれば会議が終了できるのか、ゴールを明確にすることで、ダラダラ会議から脱却することができます。

目的・ゴールの無い会議は存在しません。
明確な終了条件が無いままだと、話題が脱線し、本来その会議で必要のない議論が行われる可能性が高いです。

例：会議の終了条件「顧客への対応方法と各担当者のタスクとスケジュールが決まった状態」

広告運用担当者がレポートを読み上げ、会議室のモニタに映し出されてたレポートを全員で延々と眺めるだけで、全く議論が先に進まない。

弊社はWEBサービスやWEB広告を扱う会社ですが、社内の定例会議で見られる光景です。

スムーズな進行のために、会議中の配布資料やレポートがあれば事前に参加者に共有しておきましょう。
ただし、会議の1時間前など直前に共有しても確認が間に合わないため、
できれば前日までに共有しておければベストです。

また資料を発表する担当者は事前に、資料の要点と議論したいポイントを準備しておくと、
会議時間の短縮につながります。

例）広告配信実績の報告レポートを発表する場合→
効果の高かったクリエイティブの要因と次回のクリエイティブのアイデアを事前に用意しておく。

例えば1人の担当者が15分間準備をすることで、5人が参加している会議の時間が10分でも短縮できれば、それだけで大幅な生産性の向上といえます。

3つ目のポイントは会議のアジェンダ（議題）を事前決めることです。

議題ごとに発表する担当者が決まっている場合は明示しておくことで、担当者ごとに準備が円滑に進みます。

また各アジェンダごとに制限時間を決めておくことで、会議を時間内にスムーズに終わらせることができます。

例）

会議の進行役は各議題ごとに時間を確認しておき、予定していた時間を超えそうな場合は、
担当者にアラートを出してあげましょう。

「そういえばこれって誰がやるんだっけ」
「結局何も決まってない気がする」
「具体的に何をすればいいのかわからない」

これもよくあるケースですが、会議を行うこと自体が目的ではなく、
会議で決定した事項・タスクを実行することで初めて成果につながります。

このような事態を回避するための、必ず会議の議事録を残すようにしましょう。

議事録といっても長々と時間をかけて作成する必要はありません。
参加者全ての発言を毎回記録することは難しいため、会議中にメモを取りながら以下の２つの項目を抑えておけば問題ありません。

１．決定事項
その会議で具体的に決まったこと、今後の方針や対応方法、ルールなどを記録しておきます。

２．やるべきこと（Todo)
どのタスクを誰がいつまでに行うべきかを明確にします。

例）
【決定事項】

【やるべきこと】

Todoはできる限り、担当者と期限を決めましょう。
決まったことが実行されなければ会議に費やした時間が無駄になってしまいます。

いかがでしたでしょうか。
今回は会議の進行において基本中の基本であるポイントを中心にご紹介しました。
他にも会議を効率的に進行するテクニックや手法は数多く存在しますので、
また別の機会にご紹介できればと思います。

仕事人生で3万時間におよぶ会議の生産性をさらに高めていきましょう！